Тайм-менеджмент. Успеть все :)

[Lina4ka 488]

считаю себя крайне организованной... ни разу в жизни никуда не опоздала, просыпаюсь без будильника всегда за 5-10 мин до нужного времени...
сплю по 5-6, в выходные по 8 часов примерно.. мне хватает...
на работу собираюсь быстро, дома могу одновременно жарить котлеты, запустить стирку , сидеть в аське ....в общем, времени хватает на все

[Natascha 0]

Уже давно у меня в ежедневнике лежит вырезка из журнала, статья про тайм-менеджмент. Частенько ее перечитываю.
Очень полезная вещь - этот тайм-менеджмент, особенно когда и работа, а учеба, и семья, ну и о себе не надо забывать (хобби, друзья).
Не могу дать ссылку на статью, потому что это сайт одного известного журнала, поэтому помещу прямо в сообщении. Если так нельзя, подскажите как дать ссылку

ОТДЫХАЙТЕ ПОСЛЕ ОБЕДА

В японском языке есть особое слово, обозначающее смерть от переутомления на работе — «кароши». В 2005 году от нее пострадало 115 япон­цев. Чтобы не проследовать за ними к праотцам, пересмотрите свой рабочий распорядок. У человека есть два пика активности, обусловленные биологическими часами — с 9 до 12 и с 16 до 19 часов. С 12 до 16 трудовой порыв идет на спад, поэтому в это время не на­значайте важных встреч и отмените дела, требующие концентрации. Недаром британский премьер-министр Черчилль сделал дневной сон обязательным пунктом своего расписания, и будить его разрешалось только в случае нападения на страну. Пятнадцати минут сна достаточно, чтобы мозг успел освежиться, а организм получил заряд бодрости.

Если строгое начальство не позволяет вам выспаться на работе, устраивайте в конце каждого часа или полутора деся­тиминутный перерыв. Если работа связа­на с людьми — посидите на кухне в ти­шине, если анализировали цифры — позвоните подруге и обсудите что-нибудь эмоциональное: вчерашний фильм или платье Моники Беллуччи на Московском кинофестивале. Качество отдыха можно условно оценить в баллах (см. таблицу справа) — чем сильнее переключение, тем больше КПД.

СТРОЙТЕ РЕАЛИСТИЧНЫЕ ПЛАНЫ

Когда вы настроены позитивно и в хорошем настроении, день пролетает незаметно. Чтобы легче втянуться в рабо­ту, создайте себе «якорь» — этот термин из психологии означает какую-то деталь, музыку, цвет или действие, связанное с определенным эмоциональным состо­янием. Например, по дороге на переговоры слушайте энергичную или агрес­сивную музыку, при интеллектуальной работе — легкую инструментальную или классику. Любимую музыку оставьте для отдыха. Или пейте на работе только кофе и апельсиновый сок, а в свободное время — зеленый чай и фруктовые коктейли. Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления. Разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.

«Жесткие» встречи, например с кли­ентами, — это каркас дня, на который нанизываются все остальные дела. Планируя их, резервируйте время на дорогу и организационные нестыковки, перед выездом уточняйте, как найти офис, ­нужно ли заказать пропуск, следует ли захватить с собой ноутбук — это сэко­номит время. В группе «гибких» задач выделяйте красным маркером две-три самые важные, горящие проблемы и начинайте работу со списком именно с них. Причем записывайте не абстрактно «провести совещание», а сразу формулируйте цель — «дать толчок новому проекту, распределить задания по отделам». Используя сильные, действенные глаголы, вы ориентируйте себя на результат. Так, мой клиент, заместитель начальника одного из отделов РАО «ЕЭС», рассказывал на тренинге: «Я постоянно слышу от подчиненных: «Я отдал договор на согласование...», но меня интере­сует не то, отдал ли подчиненный его или нет, а добился ли со­гласования».

Для решения дел последней, «затратной», категории используйте метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произволь­ном, «выгрызая» из разных мест малень­кие или самые приятные кусочки. Через некоторое время в вашем «сыре» будет столько «дырок», что «доесть» его будет несложно. На­пример, одна участница моего тренинга в Новосибирске все никак не могла сесть за диссер­тацию, хотя материала было достаточно. В списке задач на неделю она написала «оформить титуль­ный лист», и дело пошло.

НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ ДО ПОСЛЕДНЕГО

У каждого из нас есть висящие дела — при встрече с ди­ректором узнать о судьбе нового проекта, обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но тормозят развитие долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел,
разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному чело­веку — «у начальника», «в бухгалтерии», «по дороге домой». Также мож­но раз­бить их на группы по обстоятельст­вам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хоро­шем настроении». Один мой клиент, важный босс, завел в электронной почте папку «Когда не хочется работать» и складывал туда поручения подчиненным без жесткого срока исполнения. Когда на­ступал «момент лени», он просматривал папку и зво­нил со­трудникам, напоминая, что «шеф никогда ничего не забывает». Вы можете записывать такие дела на стикеры и переносить в органайзере со дня на день, пока не случится оказия. Вы избавитесь от дел, которые никак не реализуются, оставляя у вас ощущение «недоделанности».

А вот для решения важных проблем я рекомендую ме­тод «лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа, записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его было нельзя. Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков — прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес налоговой», «надписать конверт» и т.д. И каждое утро вычеркивал по пять пунктов. Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение весь день».

НЕ РАСПЫЛЯЙТЕСЬ ПО МЕЛОЧАМ

Начальник спешит поделиться свежими мыслями, коллега просит совета, секретарь переключает по­сторонний звонок... Если сложить вместе эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты — «попить кофе», «найти в интернете песню», «позвонить домой», то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени.
Действенный метод борьбы с воришками — хрономет­раж. Возьмите блокнот и каж­дые полчаса записывайте, чем вы занимались с точностью до пяти минут. Например, 9:15 — зава­рила чай, 9:25 — начала делать отчет, 9:30 — открыла и стала читать почту, 9:35 — зашла Маша, обсудили ее новые туфли, 10:15 — вернулась к отчету.

В конце дня проставьте напротив каждо­го отрезка времени — «продуктивная работа» или «поглотитель времени». Если вы отвлекаетесь на что-то меньше пяти минут, ставьте галочку, а в конце дня сложите галочки, умножив сумму на две-три минуты — и вы получите среднюю цифру «украденного времени».

Моя клиентка Любовь Юлис, коммер­ческий директор «Комстар — Объединен­ные ТелеСистемы», придумала «стратеги­ческую картонку». На лист цветной или плотной бумаги выпишите стратегиче­ские цели и важные задачи, жест­ко не привязанные к конкретному дню. Туда же перепишите актуальные на день или неделю контакты — чтобы каждый раз не рыться в e-mail и ежедневнике. Внизу картонки оставьте свободное поле под «идеи» и «темы для размышления». Начинайте день с просмотра «стратегической картонки» — она будет напоминать вам о целях, и вы не утонете в текучке.

Еще один недооцененный резерв — время в транспорте или командиров­ке.Читайте или слушайте аудиокниги, как президент Путин по пути в Кремль, работайте над материалами к докладу или просто отдыхайте, полностью отклю­чившись от работы. Возвращаясь из коман­дировки, возьмите за привычку состав­лять небольшую «карточку города»: выписывайте на листок или в отдельный файл названия и адреса хороших гости­ниц, ресторанов, стоимость проезда в такси и другие важные детали, вроде «в Петербурге метро закрывается в полночь», «в Нью-Йорке до аэропорта без пробок ехать сорок минут, а с пробка­ми — полтора часа». Это сэкономит время в следующей поездке.

ЧЕТКО ВЫДЕЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ

Мой клиент, ректор известной российской бизнес-школы, жаловался, что у него слишком много дел и за всем не уследить — руководство вузом, научная деятельность, аспиранты, поездки за рубеж, строительство дачи... Если даже доктор наук и специалист по
менеджменту не всегда может сориенти­роваться в хаосе задач, то что говорить о нас, простых смертных. Но если принять за факт три простые аксиомы, ле­жащие в основе тайм-менеджмента, то все сразу встанет на свои места.

Первое: жизнь дана человеку один раз, и то, чем вы ее наполните, зависит только от вас. Второе: время — это материал, из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться, и только время тратится. За вычетом сна у нас остается всего триста-четыреста тысяч часов. Во временном смысле никто из людей не миллионер. Третье: время и поступки человека в нем ­необратимы.

Эти три факта не позволяют мне бездействовать. Ведь цель тайм-менедж­мен­та — не превратить вас в «машину для экономии времени», а помочь изыскать временные ресурсы и пустить их на то, что вам действительно важно. Выделите ключевые области вашей жизни, главные русла, в которых течет ваше время — карьера, образование, семья, друзья, увлечения, здоровье или собст­венный бизнес, и нарисуйте дерево, где каждое из них — самостоятельная ветвь. Ее длина и мощь определяются тем, сколько времени вы уделяете каждой сфере. Так вместо листопада мелких хаотичных дел вы получите ясную картину вашей жизни и поймете, какие области требуют больше времени и усилий. И результат не заставит себя ждать — в скором времени вы увидите реальные плоды своих трудов.

[merZlik 1]

QUOTE(Febris erotica @ Sep 20 2011, 21:20)

QUOTE(Tiki @ Sep 20 2011, 17:53)

Я, если честно, ОЧЕНЬ ленивый человек, мне бы валяться в кровати с утра до ночи

так же
поэтому я стараюсь по-быстрому все сделать, чтобы потом как можно дольше ничего не делать это моя основная философия по жизни. Мне помогает, хотя по работе коллеги жалуются на нехватку времени. Но у меня есть подчиненные, которым можно спихнуть все самое неприятное, а потом просто проконтролировать

я очень вам завидую.
а я когда понимаю что мне сегодня не так много делать например по работе, буду до последнего сидеть оттягивать этот момент, просо тупо ничего не делать
а потом в припрыжку все и бегом, что кстаи и на качетсве отражается ((

[merZlik 1]

QUOTE(Natascha @ Sep 21 2011, 12:38)

ОТДЫХАЙТЕ ПОСЛЕ ОБЕДА



СТРОЙТЕ РЕАЛИСТИЧНЫЕ ПЛАНЫ


НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ ДО ПОСЛЕДНЕГО



НЕ РАСПЫЛЯЙТЕСЬ ПО МЕЛОЧАМ



ЧЕТКО ВЫДЕЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ

ой, как все правильно!!!! это действительно так и есть. И даже про отдых после обеда соглашусь, у меня как раз в период с 12 до 4х дня нууу вапще не прет ниче.

Лучше даже и не пытаться, а заняться дургими делами.

[Минада 1]

Эта тема, пожалуй, для меня
Ух, я жутко ленивая. И еще ооочень люблю поспать Вчера вот легла спать в 23 часа, и встала сегодня в 11,30, Знаю,что нифига не успею сегодня и буду вечером себя корить
Часто в пятницу прихожу к мысли,что много важных дел просто не успела сделать

[merZlik 1]

девочки, такой вопрос, по сколько часов в сутки вы спите?

я вот вставю всегда пол 9, последнее время стараемся с МЧ ложиться пораньше, часов в 11 уже ложимся, и я все равно не высыпаюсь!!!! я простоума уже не приложу, что мне надо сделать чтобы высыпаться!!! ведь ажется сплю часов 9, это же вплне прилично!
говорят еще, что час сна до полуночи равняется двум часам сна после получночи. Это правда, как думаете?

[Алиска Бесстыжая 20]

QUOTE(merZlik @ Sep 21 2011, 12:33)

девочки, такой вопрос, по сколько часов в сутки вы спите?

я вот вставю всегда пол 9, последнее время стараемся  с МЧ ложиться пораньше, часов в 11 уже ложимся, и я все равно не высыпаюсь!!!! я простоума уже не приложу, что мне надо сделать чтобы высыпаться!!! ведь ажется сплю часов 9, это же вплне прилично!
говорят еще, что час сна до полуночи равняется двум часам сна после получночи. Это правда, как думаете?

Думаю, да. я раньше еще читала, что самый лучший сон - до 12 ночи. И по себе замечала, если усну часов в 10-11, и случайно проснусь через 2-3 часа, то у меня впечатление, что уже утро, я сплю ну очень долго, уже выспалась и можно вставать. Если уснуть после 12 и подняться через пару часов, то фиг встану, будет казаться, что только легла.

[Улочкина 662]

merZlik, Вы много спите. Я слышала, что 7 часов - самое оптимальное.
Если я посплю 9 часов, то тоже буду весь день разбитой

[Natascha 0]

Я считаю, что вопрос сна (количества часов) немного не связан с тайм-менеджментом. Он подразумевает правильную организацию вашего времени - не важно сколько часов у вас в распоряжении 16 или 15 (в зависимости от того, сколько вы спите). Главное правильно организовать эти дела.
И возможно вы сможете спать сколько вам угодно и успевать все сделать.

Какая разница выспался кто-то или нет? Да, возможно, если вы не выспались, то работа у вас не заладится. НО в том и фокус, что в таком сонном состоянии можно заниматься менее важными делами, которые не требуют особых усилий.
ИМХО, конечно же))

[Ice-Ice baby 10]

Самая эффективная система управления "временем" (управлять можно только собой, а время течет само по себе, это понятно) - это Дэвид Аллен Getting Things Done (продается в книжных на русском языке).

Там как раз о том, почему не работают списки дел, и про интуитивную систему расстановки приоритетов. В общем, суперская штука, всем рекомендую кто переживает о своей продуктивности.

[Elinora 0]

Natascha, ооо)) Я даже знаю,что за журнал Тоже читала эту статью.

говорят еще, что час сна до полуночи равняется двум часам сна после получночи. Это правда, как думаете?

[Черемуха 674]

Когда работала, я все успевала и по работе, и дома, хотя работы было ооочень много, но я даже не задерживалась особо, максимум, на час раньше приезжала и в обед не обедала. И дома успевала и приготовить по мелочи, погладить, с ребенком уроки, на выходных сходить куда-то... Но я настолько напрягалась, чтобы все успеть, выматывалась, что ни работа, ни дом, ни отдых не доставлял мне никакого удовольствия, я от перенапряжения перестала нормально спать, у меня постоянно болела голова, тряслись руки... Сейчас я уволилась, никуда не спешу, и ощутила себя наконец-то человеком. Так что ну его к лешему, этот тайм-менеджмент, всех дел не переделаешь, а если переделаешь, то надорвешься.

[katerina2007 7]

Это прям для меня тема. Хочу все успеть и почти ничего не успеваю. У меня 2 работы, сейчас без выходных, высыпаться только в последние дни начала. А все он! Тырнет!

[Черемуха 674]

QUOTE(merZlik @ Sep 21 2011, 12:33)

девочки, такой вопрос, по сколько часов в сутки вы спите?

Когда работала, 4-5 спала, сейчас около 7.

[Zhuravlik 27]

я читала гдето давно что спать надо 1.5-3-4.5-6-7.5 часов..тоесть с промежутком 1.5
не 2-4-6-8
и я заметила..что это работает
6 поспала - бодрячок
7 - разбитая
8- разбитая
7.5- нормуль..

[_Империя_ 0]

QUOTE(katerina2007 @ Sep 21 2011, 14:56)

Это прям для меня тема. Хочу все успеть и почти ничего не успеваю. У меня 2 работы, сейчас без выходных, высыпаться только в последние дни начала. А все он! Тырнет! 

Для себя одно решила,когда прихожу с учебы часов в 11 я инет не включаю, ибо затягивает нафик С таким успехом ложилась я и в час,и в два ночи,все из-за него
Сейчас прихожу,основное это то,что вся семья хочет со мной пообщаться, конечно, в одном смысле меня это не радует,а в другом, понимаю, что хотя бы полчаса нужно им уделить, правда, бывает и больше

[Кукуцаполь 1374]

QUOTE(Zhuravlik @ Sep 21 2011, 15:00)

я читала гдето давно что спать надо 1.5-3-4.5-6-7.5 часов..тоесть с промежутком 1.5
не 2-4-6-8
и я заметила..что это работает
6 поспала - бодрячок
7 - разбитая
8- разбитая
7.5- нормуль..

у меня так же, только я не читала, сама организма так себя ведет

[katerina2007 7]

Я ложусь спать в 10, а если повезет, то и в 9 могу, а встаю в шесть-полседьмого. Но так как нынче солнце с каждым днем все позже и позже встает, то перевести сонное тело в бодрое состояние сразу не удается. На это уходит где-то полчаса. А ежели я не высплюсь, то делать мне уже ничего не хочется. И если с одной работой такое прокатывает, я просто отсиживаю на ней и ни о чем могу не думать, то с другой работой - совсем нет. Там нужна свежая голова и желание творить. Это к вопросу о важности высыпания. В планах вставать именно в 6, Или чуть раньше, чтобы хоть зарядку успевать делать. А зимой еще и бегать на улице.

По поводу GTD, она помогла мне сделать один важный вывод: все мелкие дела надо делать тут же, если это не занимает более 2х минут: смотреть (и тут же сортировать почту, звонить, писать смс и т.д.), чтоб оно не накапливалось. И вот это мне уже помогает. Еще помогает иметь при себе блокнот и все в него записывать. Все, что надо сделать. Периодически просматривать. Я там разделила, что приходит в голову по поводу почитать книги, посмотреть в инете. Впрочем, с этим хорошо справляется и Еверноут.

[katerina2007 7]

Zhuravlik, у меня так получалось, когда делала спец комплекс упражнений. Организм сам поднимался рано и я была оч энергична в течение дня. А потом забросила.
_Империя_, вторая работа на компе и приходится пользоваться тырнетом. При том я параллельно и работаю, и по аське общаюсь, и статьи интересные и форум читаю Делать вообще что-то одно не в моем характере. Вот так и получаецца.

[Vampirgirl 154]

QUOTE(Natascha @ Sep 21 2011, 12:55)

Какая разница выспался кто-то или нет? Да, возможно, если вы не выспались, то работа у вас не заладится. НО в том и фокус, что в таком сонном состоянии можно заниматься менее важными делами, которые не требуют особых усилий.
ИМХО, конечно же))

смотря кто кем работает.
я журналист, я если я не выспалась, у меня голова не варит. А если голова не варит, статьи хорошей не получится.
А дел, которые не требуют особых усилий, мало. Ну если совсем какое-то дурацкое интервью: задал вопрос и сидишь дремаешь.